"เรื่องนั้นถึงไหนแล้ว" คำถามที่ยังต้องเดินไปถามคนอยู่ทุกวัน

โปรแกรมสำเร็จรูปมาพร้อมวิธีทำงานของมันเอง คุณต้องปรับบริษัทให้เข้ากับโปรแกรม ซึ่งเป็นเหตุผลที่หลายที่ซื้อมาแล้วใช้ไม่ครบหรือเลิกใช้ไปเลย เพราะงานจริงมีข้อยกเว้นเยอะกว่าที่โปรแกรมเผื่อไว้ เราทำกลับทาง คือเริ่มจากไล่ดูวิธีทำงานที่คุณใช้จริง แล้วค่อยวางลงในระบบ

ตรงกันข้ามครับ ช่วงแรกงานจะเพิ่ม เพราะคนต้องกรอกข้อมูลที่เมื่อก่อนไม่เคยกรอก และข้อมูลคือหัวใจของระบบแบบนี้ ถ้าไม่มีข้อมูลก็ไม่มีอะไรให้ดู สิ่งที่ได้กลับมาคือความชัดเจนที่ทั้งบริษัทใช้ร่วมกัน ไม่ต้องเดินถามกันอีก เราเลือกบอกตรงข้อนี้ตั้งแต่แรก เพราะถ้าไปรู้ทีหลังคือตอนที่ทีมเริ่มต่อต้านแล้ว

ถ้าบริษัทคุณตั้งใจปรับวิธีทำงานอยู่แล้ว ระบบนี้จะไม่ได้ช่วยลดคนครับ สิ่งที่ช่วยคือทำให้ข้อมูลที่เคยอยู่ในหัวคนและในแชท ปรากฏออกมาให้ทุกคนเห็นและตรวจสอบได้ ถ้าเป้าหมายหลักคือลดคน เราจะบอกตรง ๆ ว่านี่อาจไม่ใช่สิ่งที่ควรลงทุนก่อน

ยิ่งต้องครับ เพราะ AI กับระบบอัตโนมัติทำงานได้ดีเท่าที่ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปถูกต้อง ถ้าข้อมูลแต่ละแผนกยังไม่ตรงกัน สิ่งที่ได้คือแต่ละส่วนเก่งขึ้นแต่ไปคนละทิศ เหมือนคนเก่งแต่ไปคนละทาง พอวางฐานให้ข้อมูลตรงกันก่อน เครื่องมือพวกนั้นถึงจะให้ผลจริง

นี่คือข้อที่ทำให้ระบบแบบนี้ล้มบ่อยที่สุด และตอบตรง ๆ ว่าขึ้นกับผู้บริหารมากกว่าตัวระบบ เราช่วยได้สองทางคือออกแบบจากงานที่เขาทำอยู่แล้วเพื่อไม่ให้กรอกซ้ำ และเริ่มจากเส้นทางเดียวก่อนเพื่อให้เห็นประโยชน์จริงก่อนขยาย แต่ถ้าผู้บริหารไม่ได้ยืนยันว่าจะใช้จริง เราแนะนำให้ยังไม่เริ่ม

ขึ้นกับว่าวางกี่เส้นทางงาน ถ้าประกาศเป็นราคาเดียว บริษัทที่ทำเส้นเดียวก็จะจ่ายแทนบริษัทที่ทำทั้งบริษัท คุณจะรู้กรอบงบตั้งแต่จบการคุยครั้งแรก ก่อนตัดสินใจอะไรทั้งสิ้น

ส่วนที่ใช้เวลาที่สุดคือการไล่ดูวิธีทำงานจริง ไม่ใช่การเขียนโปรแกรม เพราะหลายบริษัทเพิ่งรู้ตอนไล่ว่าจริง ๆ แล้วแต่ละแผนกทำไม่เหมือนที่คิดไว้ แต่เราเริ่มจากเส้นทางเดียวก่อนได้ ไม่ต้องรอครบทั้งบริษัทถึงจะเริ่มเห็นภาพ